マニュアル作成方法「マニュアルの作成方法がよくわからない…」と悩んでいませんか？
そんなあなたに、本記事では、マニュアルの作成方法やコツを解説します。また、マニュアル作成のメリットや活用例もご紹介します。さらに、文書、教育動画、包括的なオンラインコースなど、あらゆるタイプのマニュアルを簡単に作成できるオールインワンのソリューションもお伝えします。
この記事を読み終えることで、マニュアル作成に必要なものや具体的な方法がわかり、読者や視聴者が理解しやすい優れたマニュアルを作れるようになります。また、作成時間を短縮できるようにもなります。
記事の内容
従業員に明確で簡潔な指示を与えることは、生産性の向上につながります。まずはマニュアル作成のメリットから見ていきましょう。
マニュアル作成のメリット
業務の効率化を目指す企業にとって、マニュアルは非常に有用なツールとなります。ワークフローに取り入れる主なメリットをご紹介します。
正確さと一貫性
複雑な手順が一連の明確で簡潔なステップに分けられていれば、従業員がミスをしたり、重要な詳細を見落としたりする可能性は低くなります。その結果、ミスが減り、仕事全体の質が向上します。
さらに、特定のタスクを複数の従業員で実行する必要がある場合、マニュアルがあれば、各従業員が一貫したレベルで手順を実行し、再現性高く業務をこなすことができます。
生産性の向上
従業員は文書や情報の検索に膨大な時間を費やしています。マニュアルはその時間とお金を節約するのに役立ちます。プロセスマニュアルがあれば、従業員は特定のタスクの完了方法について同僚の回答を待つ必要がなくなります。また、明確で事前に設計された指示に従うことで、従業員はより効率的にタスクを完了でき、修正や追加の必要性を減らすことができます。
新人研修の質の向上
企業は、書類への記入、オリエンテーションへの参加、機器やソフトウェアのセットアップ、主要な利害関係者との面談といったすべてのステップを含め、新入社員が最初の数週間に何をすべきかを理解できるよう、新人研修全体を文書化することができます。
標準化されたプロセスは、新入社員が自分の役割と責任をより早く理解し、新しい仕事に対して自信を持つのにも役立ちます。
マニュアル作成の活用例
マニュアルは、重要な手順を示したり、新しいプロセスを導入したりするための普遍的な形式であるため、どのような組織でも使用することができます。今から、その活用例をいくつかご紹介します。
SOP（標準作業手順書）
SOPとは、毎回一貫して実行されるべきルーティン業務を示した指示書のことです。SOPには、製造、物流、管理業務（書類の記入方法や機械の操作方法など）の詳しい手順が含まれます。
これらの手順は、複数のステップや段階を含む複雑なものである場合があります。そのため、明確な指示がなければ、従業員は手順の正しい順序を覚えるのに苦労したり、同じ作業でも毎回異なる手順で実行したりする可能性があります。SOPを文書化することで、全従業員がこれらの指示を常に確認でき、確立されたプロセスに正しく従えるようになります。
トラブルシューティングの手順
トラブルシューティングの手順は、従業員が些細な技術的問題を迅速かつ効果的に診断し、解決するのに役立ちます。具体的には、問題の根本原因の特定、診断の実行、および修正の実施手順が含まれます。
トラブルシューティングの手順を明確にすることで、組織は技術部門の負担を軽減し、ダウンタイムを減らし、技術的な問題がビジネスのプロセスに与える影響を最小限に抑えられます。
業務上の手続き
マニュアルは、特定の業務に関連した手順を従業員に指導するために使用できます。例えば、営業チームが顧客とのコミュニケーション方法について知識を新たにするためのガイドを作成したり、マーケティングのスペシャリストがSEOキーワードのリサーチと実装を軌道に乗せるための指示書を作成したりすることができます。その結果、社員はプロセスの理解に時間をかけることなく、目の前の仕事に集中できます。
安全手順
マニュアルを活用し、組織内のさまざまな作業について、以下のような安全手順やプロトコルを概説することができます。
・危険物の取り扱い
・重機または機器の操作
・緊急事態への対応
・安全検査または監査の実施
・個人用防護具（PPE）の使用
・狭い場所や高所での作業
明確な指示により、従業員は潜在的なリスクを認識し、事故や傷害を防止する方法を知ることができます。
顧客オンボーディング
マニュアルは、アカウントの設定や新製品の使用など、オンボーディングプロセスで顧客を案内する必要がある場合に、効率的なサポートとなります。また、新機能のリリース、機能の変更、パフォーマンスの向上など、ユーザーが製品の新しいプロセスや使い方を学ぶ必要がある場合にも、マニュアルは必要不可欠です。
明確な指示や方法を提供することで、組織は顧客のフラストレーションを軽減し、全体的な体験を向上させることができます。
マニュアル作成方法
マニュアルがビジネスにどのようなメリットをもたらすかを理解していただいたところで、あらゆる手順を文書化し、標準化する全プロセスを説明していきます。
ステップ1. 文書化したい手順を定義する
すべての手順が文書化する価値があるわけではないので、最初にすべきことは、失敗すれば業務に重大な影響を及ぼしかねない最も重要な手順を定義することです。詳細な指示が必要なタスクを定義する方法はたくさんあります。例えば、以下のような方法です。
・チームリーダーと面接する：チームリーダーと1対1の面接を行いましょう。彼らは、チームのことを誰よりもよく知っています。マネージャーは、どの業務が構造化されたアプローチに欠け、そのためチームメンバー間でエラーや混乱が起こりやすいかを教えてくれるはずです。
・従業員の業績評価の結果を見直す：従業員の業績を定期的に評価している場合、いくつかのタスクや手順が、複数の従業員によってうまく実行されていないことに気づくかもしれません。これは、タスクを完了するための手順が不明確であることを意味している可能性があります。
・共同作業ツールを見直す：社員は仕事で悩んでいるとき、同僚に尋ねる傾向があります。そこで、一般的なSlackチャットや、あなたの会社が使っているその他のコミュニケーションツールのメッセージを確認してみましょう。そこから得られる貴重な洞察に驚くかもしれません。
・調査を実施する：最後に、従業員一人ひとりがどのような困難に直面しているかを知るために、従業員自身にアンケートを実施しましょう。そして、彼らの回答を分析し、最も一般的なものを特定します。これらが、マニュアル作成の最初に行うべきステップです。
ステップ2. マニュアル作成の目標を設定する
次のような質問を自分に投げかけましょう。このマニュアル作成の目的は何か？私はどのような結果を得たいのか？明確な目標を設定することで、マニュアルに含めるべき必須情報と、省いてもよい情報を簡単に判断することができます。
ヒント：どのような目標であれ「SMARTの法則」に従って設定しましょう。具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限付きであることを確認します。
例えば、職場環境をより安全にしたいのであれば、次のような目標を設定できます。
今後12カ月以内に、プレス機械の操作に関連する負傷を50％削減する。
あるいは、顧客に製品の使い方をより明確に伝えたいのであれば、次のような目標を設定することもできます。
次の四半期末までに、テクニカルサポートへの顧客からの問い合わせ件数を30％削減する。
さらに、目標を設定することで、マニュアルの効果を測定し、将来のマニュアル作成における改善点を特定できます。
ステップ3. 読者を特定する
対象読者を特定する際に考慮すべき重要なポイントは、その読者の知識と専門知識です。これによって、作成するマニュアルの文言が決まり、不必要な手順を省くことができるため、エンドユーザーにとって非常にわかりやすいものとなります。
例えば、新入社員や、タスクがメインの業務とは無関係なスペシャリストを対象とする場合は、専門用語は避け、文脈に沿ったガイダンスを提供することになるでしょう。一方、上級スペシャリストが障害を克服するためのマニュアルであれば、基本的な説明は省き、より詳細に説明することになるでしょう。
また、サポートチームや研究開発部門など、特定のチーム向けのマニュアルなのか、それとも組織全体で使用するマニュアルなのかも知っておく必要があります。そうすることで、物語を作り、ステップを定義し、誰もが理解できるマニュアルにすることができます。
ステップ4. 適切なフォーマットを選択する
どのフォーマットを選ぶかは、対象とする読者、文書化するプロセス、持っているリソースによって異なります。作成したいマニュアルの種類をいくつか見ていきましょう。
テキストベースのマニュアル
テキストベースのマニュアルは通常、注釈付きのスクリーンショット、図、写真などの視覚的なコンテンツを含みます。オンラインヘルプページ、PDFドキュメント、または紙ベースのマニュアルとして提供されます。以下は、iSpring Suiteで作成されたオンラインコースにクイズを追加している様子です。
テキストベースのマニュアルは、技術的な手順の詳しい説明を提供するのに適しており、簡単に更新、配布、印刷することができます。しかし、視覚型学習者や識字能力の低い人々にとっては理想的ではないかもしれません。
チュートリアル動画
マニュアル動画は、プロセスの視覚的なデモンストレーションを提供できるため、家具の組み立てや機器の操作、ソフトウェアの導入支援など、物理的な作業を記録するのに理想的です。YouTubeには数え切れないほどのチュートリアル動画があります。例えば、トマホークステーキの焼き方を説明したものもあります。
チュートリアル動画は、視覚型・聴覚型学習者にとって最適な指導形態です。また、テキストベースのマニュアルよりも魅力的な体験を提供し、オンラインで簡単に共有したりアクセスしたりすることができます。しかし、動画の制作には時間と費用がかかります。また、聴覚や視覚に障害のあるユーザーには利用しにくいこともあります。
インタラクティブシミュレーション
オンラインまたはコンピュータを利用したシミュレーションで、ユーザーがインタラクティブに手順を練習し、学習することができます。運動感覚を重視する学習者や、外科手術の練習や複雑な機械の操作方法の学習など、実体験を必要とする複雑なプロセスを説明するのに適しています。
例えば、世界的な物流会社であるUPSは、運転手が運転や道路上の潜在的な危険の特定を訓練できるように、バーチャルリアリティ（VR）研修プログラムを作成しました。
インタラクティブなシミュレーションは非常に魅力的で、リアルタイムのフィードバックが必要なトレーニングに適しています。しかし、作成には費用と時間がかかり、ユーザーはシミュレーションを完了するために必要な技術やソフトウェアを利用できない場合があります。
オンラインコース
詳しいインストラクションを提供するもう一つの方法は、オンラインコースです。オンラインコースには通常、テキスト、画像、インフォグラフィック、動画、クイズなど、さまざまなコンテンツが含まれています。リモートワークを始めるための簡単なステップを紹介する以下のオンラインコースをご参考にご覧ください。
オンラインコースはカラフルなものが多く、魅力的で楽しいものです。また、様々なタイプのコンテンツが含まれているため、聴覚型、視覚型、運動感覚型学習者など、幅広い学習者のニーズに応えることができます。
ステップ5. ツールを選ぶ
すべての準備が整ったら、次はあなたのビジョンを実現するためのソフトウェアを選びましょう。Googleドキュメントのようなシンプルなものから、高度な動画制作ソフトウェアまで、チュートリアルの形式に応じて、さまざまなツールを選べます。
ヒント：マニュアルを作成するためのソフトウェアを選ぶときは、以下の点を考慮してください。
・機能：そのツールは、あなたが望むタイプのマニュアルを作成するために必要な機能を備えていますか？必要な機能には、画面録画、動画編集、インフォグラフィックの作成、知識チェックなどがあります。
・使いやすさ：そのツールは十分にユーザーフレンドリーですか？直感的なインターフェースを持ち、大規模なトレーニングを必要としないソフトウェアを選びましょう。
・コラボレーション：複数のユーザーが同じプロジェクトで作業できますか？他のユーザーとのコンテンツの共有やレビューが容易ですか？
さまざまなマニュアルのフォーマットを試したい場合、複数のツールに加入すると費用がかさむことを念頭に置くべきです。iSpring Suite eラーニング作成ツールのようなユニバーサルソフトウェアを選べば、複数のツールに加入する必要はありません。iSpring Suiteは、教育動画、短いインタラクティブページ、包括的なオンラインコースなど、あらゆるタイプのマニュアルをひとつで作成できるオールインワンのソリューションです。
そして一番の魅力は誰でも簡単に使えることです。このツールはPowerPointベースなので、インターフェイスを学ぶのに1時間も費やしません。
マニュアル動画
iSpring Suiteには動画編集機能が内蔵されており、鮮明でプロフェッショナルなマニュアル動画やスクリーンキャストを作成できます。画面のみをキャプチャすることも、音声やウェブカメラの動画と組み合わせることもできます。
録画後、チュートリアルを編集できます。速度の変更、不要な断片の削除、背景ノイズの除去、スムーズなトランジションの追加などが可能です。さらに、このツールは、タイピング、キーボードショートカットの使用、カーソルの移動など、あなたが行っていることを自動的にハイライトします。
これは、例えば企業ポータルやタスクトラッカーの使い方を従業員に説明する必要がある場合に最適なソリューションです。
簡潔なインタラクティブモジュール
短時間で簡潔なマニュアルを作成する必要がある場合、動画を作成する十分な時間はないでしょう。しかし、平易で刺激的でないテキストに頼ることは、あなたのメッセージを伝える最も効果的な方法ではないかもしれません。そこで、小さなインタラクティブモジュールがソリューションとなります。
iSpring Suiteを使えば、複雑なプロセスを、視覚的に魅力的で理解しやすい、管理しやすい小さなモジュールに分解することができます。このツールには、ステップ、手順、サイクルプロセスをより魅力的な方法で示すための14のインタラクションテンプレートが用意されています。例えば、ステップインタラクションを使用して、以下のようにWEB会議ツールZoomの使用方法を示すことができます。
インタラクティブページ
iSpring Suiteのもう一つのメリットは、上級サブスクリプションにコラボレーションスペースが付いていることです。ブラウザ上で本のページのようなマニュアルを書いたり、同僚と共同作業したりすることができます。
短いチュートリアルを作成するには、あらかじめ書かれたテキストを入力またはペーストします。その後、画像、YouTube動画、ナレッジチェックを使ってチュートリアルを強化できます。数分でどんなチュートリアルができるのか、ぜひご覧ください。
スライドベースのマニュアル
iSpring Suiteでは、PowerPointプレゼンテーションを作成するのと同じように、テキスト、画像、動画を使った包括的なスライドベースのトレーニングモジュールを簡単に作成できます。また、すでにPPTプレゼンテーションがある場合は、数回のクリックでオンライン形式に変換し、Web上で共有することもできます。
従業員に指示を与えるだけでなく、プロセスをしっかりと理解し、業務に応用できるようにしたいのであれば、スライドにクイズを追加することができます。
iSpring Suiteには14種類の問題テンプレートがあり、基本的な多肢選択問題や正誤問題から、より高度なマッチング問題やドラッグ＆ドロップ問題まで、様々な問題が用意されています。また、不正解に対するフィードバックを提供することで、従業員がインストラクションのどの部分を復習する必要があるかを理解できるようになります。以下は、従業員が職場の安全問題や緊急事態への対処方法を理解しているかどうかを判断するのに役立つ多肢選択式クイズの例です。
確実な結果を得るために、解答に制限時間を設けたり、分岐問題を適用したり、問題をシャッフルしたりすることができます。また、不正解に対するフィードバックを提供することで、従業員がマニュアルのどの部分を見直す必要があるかを理解できるようになります。
マニュアル作成のコツ
マニュアルのために一貫性のあるテンプレートを作成することは、書き手と読み手の双方にとって大きなメリットがあります。毎回同じ方法でプロセスを文書化することで、従業員はより理解しやすくなり、簡単に手順に従うことができるようになります。さらに、一貫性のあるテンプレートは、マニュアルの細部に漏れがないようにするのに役立ちます。
以下のフォーマットを利用すれば、MS WordやExcelで一貫性のある独自のマニュアルテンプレートを作成することができます。
- タイトル
タイトルは読者が最初に目にするものなので、読者が何を学び、何をするのかを明確に理解できるよう、簡潔なものでなければなりません。読者を混乱させたり、先に進む意欲を失わせたりするような、漠然としたタイトルや複雑すぎるタイトルは避けましょう。
- はじめに
序章は、読者にマニュアルの目的と、何を学んだり達成したりすることが期待できるかを明確に理解させるものでなければなりません。重要な背景情報、前提条件、またはプロセスを完了するための必要条件を強調し、簡潔でありながら有益であるべきです。
- ステップ
テキストベースのガイドを作成する場合は、箇条書きや番号付きのリストを使って、プロセスを明確で具体的なステップに分解します。各ステップは簡潔で、1つのアクションだけを含むようにします。読者が迷ったり混乱したりすることなく、簡単に手順を追ってタスクを完了できるように、ステップが論理的かつ直感的な順序で列挙されていることを確認しましょう。
- ビジュアルエイド
説明をより明確にし、より複雑な手順を説明するために、ビジュアルエイドを追加しましょう。画像、図、スクリーンショット、GIF、動画などを使うことで、言葉だけでは説明しにくいプロセスが理解しやすくなります。
- ヒントと警告
安全に関する警告、ベストプラクティス、時間節約テクニックなど、読者がプロセスを成功させるために役立つヒントや警告を追加しましょう。
- 補足資料
関連記事、チュートリアル、サポートフォーラムなど、読者にとって有用と思われる補足資料や参考資料がある場合は、さらに調べるために使用できるリンクや推奨事項を含めましょう。
マニュアル作成に関するよくある質問
マニュアル作成に関するよくある質問に回答していきます。
マニュアルとは何ですか？
マニュアルとは、特定の目標や結果を達成する目的で、プロセスやタスクを通してユーザーをガイドするための、一連の連続した指示を記載した文書のことです。
マニュアルはどのような場面で利用できますか？
マニュアルは、プロセスやタスクを通じてユーザーをガイドする必要がある場合や、作業員の生産性を向上させる必要がある場合など、どのような業界でも利用することができます。マニュアルは、複雑性、変動性、リスクが高い場面で特に役立ちます。
マニュアルはどの程度詳しくあるべきですか？
マニュアルの詳細度やステップ数は、対象読者の知識や経験だけでなく、概説する作業やプロセスの複雑さにも左右されます。少人数のユーザーでマニュアルをテストし、そのフィードバックに基づいて必要に応じて修正するとよいでしょう。
まとめ
本記事では、マニュアル作成のメリット、活用例、具体的な作成方法を解説しました。
また、マニュアル作成のコツでは、細部まで漏れがないようにするのに役立つ、一貫性のあるマニュアルテンプレート作成のためのフォーマットをご紹介しました。テンプレートを使用することで、従業員はより理解しやすくなり、より手順に従うことができるようになります。
とはいえ、マニュアルを一から自分で作成するとなると、時間がかかりますし、簡単ではありません。しかし、オールインワンのツール、iSpring Suiteを使用すれば、あらゆるタイプのマニュアルを簡単に作成できます。
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